När det färdiga systemet nästan passar

När Maskinuthyrning Öst skulle dra igång sin verksamhet fanns det ett tydligt önskemål: kunderna skulle inte bara kunna se maskinerna utaan också boka dem direkt på webben.

Till en början tittade vi på befintliga boknings- och uthyrningssystem.

Vi hittade flera alternativ, alla internationella. De kunde absolut lösa uppgiften – men som så ofta med färdiga system följde det också med mycket annat.

TL;DR

Istället för att anpassa verksamheten efter ett stort standardsystem byggde vi ett skräddarsytt uthyrningssystem. Resultatet är en svensk, kostnadseffektiv lösning med bokning och uthyrningshantering som innehåller de funktioner verksamheten faktiskt behöver – och kan utvecklas när nya behov uppstår.

Ett eget uthyrningssystem – integrerat med hemsidan

De färdiga systemen innehöll funktioner som kunden inte behövde och innebar samtidigt att verksamheten behövde anpassa sig efter hur någon annan hade bestämt att ett uthyrningssystem skulle fungera.

Så vi ställde frågan:

Vad skulle det innebära om vi istället byggde precis det system som kunden behöver?

Resultatet blev ett komplett uthyrningssystem byggt utifrån deras verksamhet.

Kunden kan gå in på en maskin på hemsidan, se dess tillgänglighet, välja önskad hyresperiod och skicka en bokningsförfrågan.

Förfrågan kommer direkt in i systemet där Maskinuthyrning Öst kan hantera bokningen och återkoppla till kunden.

Därifrån kan flödet byggas vidare med exempelvis fakturering och andra funktioner som verksamheten faktiskt har behov av.

Poängen är just det sista.

Istället för att börja med ett stort standardsystem och betala för mängder av funktioner som kanske aldrig används kan systemet utvecklas tillsammans med verksamheten.

När ett nytt behov uppstår kan vi bygga vidare.

Byggt för en svensk verksamhet

En annan fördel är att systemet från början är byggt på svenska och för hur kunden arbetar.

Det kanske låter som en detalj, men användarvänlighet handlar ofta om just detaljer. Terminologin ska kännas självklar, arbetsflödena ska passa verksamheten och användaren ska inte behöva fundera på hur ett internationellt standardsystem har tänkt att man ska arbeta.

Systemet ska anpassa sig efter verksamheten – inte tvärtom.

AI har förändrat kalkylen

För bara några år sedan hade vi sannolikt rekommenderat ett befintligt uthyrningssystem.

Inte för att det nödvändigtvis hade varit bättre, utan för att kostnaden för att utveckla en egen lösning hade varit svår att motivera.

Det är där AI förändrar spelplanen.

När delar av utvecklingsarbetet kan göras betydligt snabbare blir det möjligt att bygga skräddarsydda verksamhetssystem till en helt annan kostnad än tidigare.

Plötsligt behöver valet inte stå mellan en dyr specialutvecklad lösning och ett färdigt standardsystem där man får kompromissa.

För Maskinuthyrning Öst innebar det en tredje väg:

Ett eget system med de funktioner de faktiskt behöver idag – och möjligheten att bygga vidare när behoven förändras imorgon.