Scharoom – enklare bokning av mötesrum
När vår befintliga rumsbokning blev för krånglig byggde vi Scharoom – ett enkelt och kostnadseffektivt system för att boka mötesrum, visa dagens bokningar på informationsskärmar och följa rummen i Outlook.
Att boka ett mötesrum borde vara enkelt. Men när flera företag och personer delar på samma lokaler blir det snabbt mer komplicerat än man tror.
Det upptäckte vi på vårt eget kontor.
Tidigare använde vi Microsofts inbyggda lösning för rumsbokning. Så länge det bara var vi själva som använde mötesrummen fungerade det bra. Men när fler externa personer fick tillgång till kontoret blev det betydligt krångligare.
TL;DR
När vår befintliga rumsbokning blev för krånglig för både interna och externa användare byggde vi Scharoom. Ett enkelt och kostnadseffektivt system för att boka mötesrum, visa dagens bokningar på informationsskärmar och följa rummens kalendrar direkt i exempelvis Outlook.
Se, boka och dela mötesrum
När fler skulle kunna använda våra mötesrum behövde resurser delas ut, behörigheter hanteras och det blev svårare att få en enkel överblick över vilka rum som faktiskt var lediga.
Så vi byggde Scharoom (en sammandragning av "Schedule a room").
Scharoom är ett enkelt bokningssystem för mötesrum, utvecklat för kontor, coworking spaces, kontorshotell och fastighetsägare som vill göra delade mötesrum enklare att hantera.
Användaren ser direkt vilka rum som finns tillgängliga, när de är bokade och kan boka ett ledigt rum på några sekunder.
Varje rum kan dessutom läggas till som en kalender, exempelvis i Outlook. Då går det snabbt att kontrollera tillgängligheten utan att först behöva öppna Scharoom.
Överblick även ute på kontoret
Vi ville inte bara lösa själva bokningen. Informationen behöver också vara tillgänglig där mötesrummen faktiskt används.
På vårt eget kontor har vi därför en informationsskärm bredvid kaffemaskinen som visar dagens bokningar – vilket rum som är bokat, under vilken tid och av vem.
Det ger alla på kontoret en snabb överblick över dagen utan att behöva fråga runt eller leta i olika kalendrar.
Byggt för att vara enkelt
Det finns gott om avancerade system för rumsbokning på marknaden. Men för många verksamheter innebär de också funktioner, administration och kostnader som man egentligen inte behöver.
Med Scharoom ville vi göra tvärtom.
Ett enkelt system som går snabbt att komma igång med, löser det faktiska problemet och kostar betydligt mindre än många av de större alternativen.
För ibland ska det faktiskt inte vara svårare än att se ett ledigt rum – och boka det.