Från hemsida till verksamhetssystem – Stipendiehanteraren

En hemsida behöver inte bara visa information. Den kan faktiskt lösa problem i verksamheten.

En av våra kunder har vi hjälpt med deras webbplats under flera år. Men när vi tittade närmare på hur de hanterade stipendieansökningar upptäckte vi en process som fortfarande var väldigt manuell.

TL;DR

Vi ersatte en manuell stipendieprocess med mejl, bilagor och långa formulär med ett samlat digitalt system. Stipendiehanteraren hanterar ansökningar, kompletteringar, kommentarer, beslut och statistik på ett ställe – vilket ger mindre administration och bättre överblick.

Från mejltrådar till en samlad process

Tidigare kom ansökningar in via ett långt formulär och landade i en mejlkorg. Därifrån skulle de vidare till styrelsen. Frågor, kompletteringar och kommentarer hanterades via mejl.

Och ni vet hur det blir.

Någon svarar bara avsändaren istället för alla. En bilaga hamnar i en annan mejltråd. Någon har sett ansökan, någon annan inte. Och när det är dags att fatta beslut är det svårt att få en tydlig överblick.

Så vi byggde Stipendiehanteraren.

Istället för att bara förbättra hemsidan byggde vi ett system för hela processen.

Allt på samma ställe

Ansökan görs genom ett enklare och tydligare formulär och hamnar direkt i plattformen. Där kan styrelsen logga in och:

• se alla inkomna ansökningar • följa status – från ny ansökan till beslut • kommentera direkt på respektive ansökan • begära kompletteringar utan separata mejltrådar • skicka bekräftelser och besked • få statistik över antal ansökningar och utdelade belopp • jämföra årets utfall med tidigare år

Resultatet är mindre administration, bättre överblick och en betydligt smidigare process – både för de som söker och för de som ska hantera ansökningarna.

När hemsidan blir ett verksamhetsverktyg

Det här är något vi tror att vi kommer se mycket mer av framöver.

Ibland är lösningen på ett problem inte ännu en hemsida, ännu ett formulär eller ännu ett standardsystem.

Ibland är lösningen att bygga det verktyg verksamheten faktiskt behöver.

Och idag kan vi göra det betydligt snabbare och mer kostnadseffektivt än vad som var möjligt för bara några år sedan.