När systemen inte ser helheten – bygg ett eget lager ovanpå dem

De flesta företag har redan fler system än de egentligen vill ha.

Vi är inget undantag.

Vi har system för bland annat bokföring, ett för tidsrapportering och ett för projektledning. De är bra på olika saker och viss information synkroniseras mellan dem.

Problemet är bara att inget av systemen ser hela bilden.

TL;DR

Vi hade information utspridd i system för bokföring, tidsrapportering och projektledning – system delade viss data med varandra, men långt ifrån allt, och alla saknar AI. Med Pulse och Nectar samlar vi informationen, automatiserar återkommande arbetsuppgifter och låter AI analysera data från flera system samtidigt.

Ett ställe där informationen möts

Information finns på olika ställen. Viss data behöver registreras mer än en gång. Och när vi vill kombinera information från flera system för att förstå en kund, följa ekonomin eller analysera verksamheten blir det snabbt onödigt omständigt.

Dessutom saknas en viktig pusselbit: AI.

Så istället för att byta ut våra befintliga system började vi bygga ett eget lager ovanpå dem.

Resultatet blev Pulse och Nectar.

De har olika fokus. Den ena delen handlar mer om kunder, dokumentation och det dagliga arbetet, medan den andra fokuserar mer på ekonomi, affärer och siffror.

Men den stora vinsten är att de kan hämta information från våra andra system och kombinera den.

Det innebär också att vi kan använda AI för att analysera data som tidigare varit utspridd på flera olika platser.

Istället för att fråga ett enskilt system kan vi låta AI:n arbeta med helheten.

Små problem som tillsammans kostar mycket tid

När vi började bygga insåg vi också hur många små arbetsmoment som återkommer varje vecka och månad.

Därför har Pulse och Nectar successivt fått fler funktioner.

Vi kan exempelvis spela in möten direkt i systemet och automatiskt få dem transkriberade och sammanfattade till minnesanteckningar.

Vi kan samla kundinformation från flera olika källor och få en gemensam bild av kunden.

Vi har byggt funktioner för att stämma av kundrelaterade kostnader och säkerställa att de faktiskt faktureras vidare.

En annan modul hjälper oss med kontering av kortköp och återkommande mjukvarulicenser. Systemet håller reda på leverantör, underlag och exempelvis om köpet är gjort inom eller utanför EU. När allt är klart kan information och underlag föras vidare till bokföringen.

Ett arbete som tidigare tog flera timmar varje månad har blivit betydligt enklare.

Från Excel-listor till automatiserade flöden

Vi arrangerar också återkommande event och frukostträffar. Tidigare innebar det Excel-listor som skickades runt och uppdaterades på olika håll.

Nu finns allt i en gemensam eventmodul.

Vi ser vilka som är inbjudna, vem som bjudit in dem, vilka som tackat ja och nej, antal deltagare och eventuell specialkost.

Till och med kontakten med matleverantören är automatiserad. Inför eventet får leverantören ett sammanställt mejl med antal deltagare och vad som behöver tas hänsyn till.

CRM, affärer och fakturering i samma flöde

I Nectar kan vi dessutom hantera prospects och affärer genom olika steg i säljprocessen.

När en affär är vunnen behöver processen inte börja om i nästa system. Exempelvis kan vi skapa en återkommande fakturering direkt och låta informationen synkroniseras vidare till bokföringen.

Sedan finns det de riktigt små sakerna.

En momskalkylator. En enkel bildredigerare för att snabbt beskära en bild utan att öppna Photoshop. Ett verktyg för att kontrollera domäner och namnservrar.

Var för sig är de inga revolutionerande innovationer.

Men varje gång vi slipper öppna ytterligare ett program, flytta information manuellt eller göra samma sak på två ställen sparar vi lite tid.

Och tillsammans blir det mycket.

AI förändrar vad som är ekonomiskt möjligt att bygga

Det kanske mest intressanta med Pulse och Nectar är egentligen inte systemen i sig.

Det är att vi över huvud taget har kunnat bygga dem.

För några år sedan hade ett skräddarsytt internt system med den här mängden integrationer och funktioner krävt betydligt mer traditionell utveckling – och därmed en helt annan investering.

Med AI som en del av utvecklingsprocessen har tröskeln blivit mycket lägre.

Det betyder inte att alla system plötsligt är enkla att bygga. Integrationer, datastrukturer, säkerhet och affärslogik kan fortfarande vara komplexa.

Men kalkylen har förändrats.

Det som tidigare kanske aldrig hade varit ekonomiskt försvarbart att specialutveckla kan idag vara fullt rimligt.

Och det tycker vi är en av de mest spännande möjligheterna med AI just nu.

Inte bara att lägga AI ovanpå de system vi redan använder.

Utan att faktiskt kunna bygga de verktyg som passar verksamheten – istället för att hela tiden anpassa verksamheten efter verktygen.